Cómo Crear Facturas para Clientes Usando WordPress

Si diriges un negocio/agencia o trabajas como freelancer, necesitarás una forma fácil de enviar facturas a tus clientes.

Generar estas facturas directamente en WordPress puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, y a recibir pagos más rápido.

Ofrecemos nuestros propios servicios de WordPress, por lo que hemos investigado mucho sobre las mejores formas de ofrecer facturas a clientes.

Aunque nosotros no generamos facturas personalmente dentro de WordPress, hemos descubierto que FreshBooks y Sliced Invoices son excelentes opciones para pequeñas empresas.

En este artículo, te mostraremos cómo crear facturas para clientes en WordPress, paso a paso. 

¿Por qué crear facturas para clientes en WordPress?

Cuando eres freelancer o propietario de una pequeña empresa, usar el sistema de facturación de WordPress adecuado puede simplificarte mucho la vida y facilitar que te paguen.

Cuando usas las herramientas de facturación adecuadas, no tienes que depender de hojas de cálculo y métodos anticuados, ni pagar altas tarifas de suscripción por software de contabilidad complicado.

Las herramientas adecuadas pueden ayudar a simplificar la facturación, el seguimiento y el pago a clientes. Puedes enviar facturas atractivas a los clientes con opciones de pago integradas y recibir el pago de inmediato. 

Dicho esto, te mostraremos cómo crear facturas para tus clientes en WordPress. Puedes usar los enlaces rápidos a continuación para ir directamente al método que deseas utilizar:

• Método 1: Crear facturas para clientes usando FreshBooks
• Método 2: Crear facturas para clientes en WordPress usando Sliced Invoices
• Preguntas frecuentes: Crear facturas en WordPress

Método 1: Crear facturas para clientes usando FreshBooks

La herramienta de contabilidad más fácil y profesional para freelancers y propietarios de pequeñas empresas es FreshBooks.

Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contadores y es uno de nuestros mejores plugins de facturación para WordPress.

Aunque no está integrado directamente en tu sitio web de WordPress, usar una herramienta de terceros facilita la facturación a clientes, la gestión de finanzas y cuentas, y la recepción de pagos en un solo lugar. 

Hay una prueba gratuita de 30 días, para que puedas probar la herramienta y ver si es adecuada para tus necesidades. Los planes Pro actualmente comienzan desde tan solo $6 al mes.

Registrarse para obtener una cuenta es muy fácil. Primero, ve al sitio web de FreshBooks y haz clic en el botón 'Pruébalo gratis'. 

Esto te lleva a la página de registro de cuenta.

Necesitas ingresar tu nombre y correo electrónico y hacer clic en el botón 'Pruébalo gratis'.

Después de eso, deberás verificar tu dirección de correo electrónico, lo que te llevará a una página para configurar tu cuenta.

Debes ingresar tu nombre, ubicación y número de teléfono, y luego hacer clic en el botón ‘Siguiente’.

Luego, se te pedirá que ingreses más información sobre tu negocio. Esto incluye tu nicho de blog, ingresos anuales y más.

Una vez que hayas terminado, simplemente haz clic en el botón ‘Guardar y Finalizar’.

Esto te llevará a la pantalla del panel de tu cuenta, donde puedes crear tu primera factura.

Simplemente haz clic en el botón ‘Crear Nuevo’ y selecciona ‘Factura’ de la lista desplegable.

Esto abre el generador de facturas personalizable. 

Puedes subir tu logotipo, cambiar la fecha de vencimiento y agregar más información sobre tu negocio. Simplemente haz clic en cualquiera de las áreas de la factura para realizar ediciones.

A continuación, puedes agregar tus partidas detalladas. Para cada partida, puedes agregar un nombre y descripción, establecer la tarifa y elegir la cantidad.

Haz clic en el botón ‘Agregar partida’ para añadir múltiples partidas a tu factura. Los totales de precios se actualizarán automáticamente. 

Una vez que hayas terminado de personalizar tu factura, haz clic en la opción ‘Aceptar pagos en línea’.

Esto te permite agregar fácilmente pagos con Stripe a tu factura. Stripe es uno de los principales procesadores de pago del mundo y facilita la creación de una cuenta de comerciante.

Luego, necesitas hacer clic en el botón ‘Conectar’. 

Esto abrirá una nueva ventana para crear una cuenta de Stripe.

Aquí, necesitas ingresar tu correo electrónico y hacer clic en el botón ‘Continuar’.

Si ya tienes una cuenta de Stripe, puedes usar el mismo correo electrónico y vinculará tu cuenta a FreshBooks.

A continuación, necesitas ingresar una contraseña para tu cuenta.

Luego, haz clic en el botón ‘Continuar’.

Se te pedirá que ingreses y confirmes tu número de teléfono y luego hagas clic en ‘Siguiente’ una vez más. 

En las siguientes pantallas, deberás ingresar información sobre tu negocio, cuenta bancaria e información personal para confirmar tu identidad.

Una vez que hayas terminado, recibirás una notificación de que te has conectado exitosamente a Stripe. Simplemente haz clic en el botón ‘Cerrar esta ventana’ para regresar a tu factura.

Ahora, haz clic en el botón ‘Enviar a’ en la parte superior de tu factura. 

Esto mostrará un menú desplegable donde puedes enviar automáticamente tu factura por correo electrónico a tu cliente.

Puedes cambiar el correo electrónico de contacto, el asunto y el mensaje que se enviarán con tu factura. Luego, haz clic en el botón ‘Enviar factura’.

Tus clientes recibirán automáticamente tu factura, la cual podrán pagar en línea con tarjeta de crédito.

Alternativamente, puedes compartir tu factura con el cliente a través de un enlace o descargarla como una factura en PDF y enviársela directamente.

Gestión de facturas de clientes en FreshBooks

Si deseas ver todas las facturas de tus clientes, simplemente haz clic en la opción de menú 'Facturas' desde el panel de tu cuenta.

Esta pantalla te dará un desglose del monto total de facturas vencidas, pendientes y borradores. 

También puedes ver todas las facturas que has enviado desde esta pantalla. 

Seguimiento de tiempo y gastos con FreshBooks

Otra gran característica de FreshBooks es la capacidad de hacer seguimiento del tiempo. Si eres un profesional independiente, es posible que necesites registrar las horas facturables para tus clientes.

Simplemente haz clic en la opción de menú 'Seguimiento de tiempo' y luego en el botón 'Nueva entrada'. 

Esto abre un menú desplegable donde puedes ingresar los detalles de tu proyecto y las horas.

Luego, haz clic en el botón verde de 'Marca'.

Una vez que guardes las horas, puedes agregarlas fácilmente como un artículo en tus facturas. Al completar tus facturas, simplemente comienza a escribir y las horas facturables aparecerán en el cuadro del artículo.

También puedes hacer seguimiento de tus gastos para comprender mejor las finanzas de tu negocio. Para hacer esto, simplemente haz clic en la pestaña 'Gastos' en el panel de tu cuenta.

Esto te lleva a una pantalla donde puedes ver todos los gastos de tu negocio, ver pagos a proveedores y más.

Para agregar un nuevo gasto comercial, simplemente haz clic en la opción 'Nuevo gasto'. 

Esto te llevará a una pantalla para agregar la información de tu comerciante. También puedes asignar gastos a un proyecto, hacerlo recurrente y más. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón ‘Guardar’.

Las funciones de gastos de FreshBooks también te permiten importar los gastos de tu negocio desde tu cuenta bancaria y tarjetas de crédito. Incluso puedes guardar recibos de negocios tomando una foto directamente desde tu teléfono. 

Organizar la facturación de clientes, los pagos y los gastos comerciales en un solo lugar facilita la toma de decisiones financieras sólidas sobre tu negocio. 

Método 2: Crear facturas para clientes en WordPress usando Sliced Invoices

Otra forma de manejar las facturas es usando el plugin Sliced Invoices. Este plugin te permite enviar y administrar fácilmente las facturas de los clientes directamente desde tu panel de WordPress.

También incluye plantillas de facturas que se pueden personalizar con el nombre de tu negocio, logotipo personalizado y más. 

Lo primero que necesitas hacer es instalar y activar el plugin Sliced Invoices. Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Tras la activación, navega a Sliced Invoices » Ajustes para configurar el plugin. 

Primero, necesitas establecer las fechas de ‘Inicio de año’ y ‘Fin de año’ para tu año fiscal y, opcionalmente, ingresar cualquier línea de artículo que factures regularmente a todos los clientes. Luego, haz clic en el botón ‘Guardar’.

A continuación, haz clic en la pestaña ‘Negocio’ para ingresar más información sobre tu negocio.

Puedes subir un logotipo y agregar el nombre de tu negocio, dirección y más. 

Luego, haz clic en el botón ‘Guardar’ en la parte inferior de la pantalla.

Después de eso, haz clic en la pestaña ‘Pagos’.

Primero, puedes configurar el símbolo de la moneda y la posición del pago en tus facturas. 

Luego, desplázate hacia abajo hasta la sección ‘Métodos de pago’.

Aquí, necesitas configurar tus pasarelas de pago para aceptar pagos de clientes. 

Las opciones de pago predeterminadas son PayPal y una cuenta bancaria. Sin embargo, el plugin también admite múltiples alternativas a PayPal como Stripe, 2Checkout y más. 

Cada pasarela de pago tiene configuraciones diferentes, que puedes configurar iniciando sesión en tu cuenta en esa pasarela y obteniendo tus claves API.

Después de configurar tus pasarelas de pago, haz clic en el botón ‘Guardar’ en la parte inferior de la pantalla.

Creación de una factura usando WordPress

Una vez que hayas configurado el plugin y los ajustes de pago, puedes enviar tu primera factura. El plugin crea facturas como tipos de publicación personalizados en tu sitio.

Para crear una factura, navega a Facturas » Agregar Nueva Factura, y dale a tu factura un nombre y una descripción para ayudarte a recordar el propósito de la factura.

Luego, puedes agregar elementos a la factura.

Para agregar varios elementos, simplemente haz clic en el botón ‘Agregar Otro Elemento’.

Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón ‘Agregar Nuevo Cliente’ en la sección ‘Detalles de la Factura’ en la esquina superior derecha.

Sliced Invoices utiliza el sistema de gestión de usuarios de WordPress integrado para la gestión de clientes. Por lo tanto, crearás un nuevo usuario de WordPress que se asignará a tu cliente. 

Después de eso, haz clic en el botón de opción 'Crear nuevo usuario' e ingresa los detalles de tu cliente.

Luego, haz clic en el botón 'Agregar nuevo cliente' en la parte inferior de la pantalla.

Asignará automáticamente el nuevo cliente que acabas de crear a la factura. 

A continuación, la sección 'Estado' ofrece algunas configuraciones de funcionalidad opcionales más, incluida la capacidad de cambiar el número de factura, el número de pedido, la fecha de vencimiento y más.

Luego, puedes cambiar tu moneda y método de pago en la sección 'Configuración de pago'.

Asegúrate de que tu método de pago preferido esté marcado. 

También hay una opción para configurar tus ajustes fiscales de facturación automáticamente.

Puedes agregar automáticamente una tasa de impuestos y establecer tu porcentaje de tasa de impuestos.

Una vez que hayas terminado de personalizar tu factura, haz clic en el botón 'Publicar' para que esté activa.

Después de publicar la factura, tus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de la factura en tu blog de WordPress.

Cuando hagan clic aquí, serán dirigidos a la página de la factura, donde podrán ver, imprimir y realizar un pago de la factura.

Si tus clientes no están recibiendo notificaciones por correo electrónico, entonces deberías consultar nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de que WordPress no envía correos electrónicos.

Visualización de tu panel de facturas en WordPress

Puedes ver todas las facturas que has creado y enviado yendo a Facturas » Facturas en tu panel de administración de WordPress.

Aquí se mostrará cuándo se creó la factura, el precio, si hay facturas canceladas o vencidas, y más. 

También puedes reenviar facturas desde esta pantalla y descargar PDFs de facturas.

Preguntas frecuentes: Crear facturas en WordPress

Aquí hay algunas preguntas frecuentes de nuestros lectores sobre la creación de facturas en WordPress:

1. ¿Puedo personalizar la apariencia de la factura para que coincida con mi marca?

Absolutamente. La mayoría de los plugins permiten alguna forma de personalización:

• Sube tu logo, ajusta fuentes y colores, y agrega notas al pie (como términos de pago).
• Algunas herramientas también admiten plantillas personalizadas o ajustes de CSS si deseas un mayor control.
• Si estás utilizando plugins de facturas PDF de WooCommerce, busca aquellos que admitan la edición de plantillas o que vengan con múltiples opciones de estilo.

Una factura pulida que refleje tu marca genera confianza y hace que tu negocio parezca más profesional.

2. ¿Los clientes recibirán correos electrónicos de facturas automáticamente?

Sí, pero deberás asegurarte de que las notificaciones por correo electrónico estén activadas.

• La mayoría de los plugins como Sliced Invoices te permiten enviar facturas como archivos adjuntos de correo electrónico o enlaces automáticamente.
• Si estás usando WooCommerce, los correos de facturación generalmente se envían cuando se realiza un pedido, se procesa o se completa, dependiendo de tu configuración.

Asegúrate de que tu sitio de WordPress esté configurado con un plugin SMTP adecuado (como WP Mail SMTP) para garantizar que los correos de facturación no lleguen a las carpetas de spam.

3. ¿Cuál es la diferencia entre usar un plugin y conectar un servicio de facturación externo?

Ambas opciones funcionan, pero sirven para casos de uso ligeramente diferentes:

• Usar un plugin de WordPress mantiene todo dentro de tu sitio. Es genial si deseas control total, flujos de trabajo más rápidos y no quieres depender de plataformas de facturación de terceros.
• Conectar una herramienta externa (como FreshBooks o QuickBooks) es mejor si ya utilizas esas plataformas para la contabilidad. También es una opción más segura para usuarios que desean almacenamiento de facturas fuera del sitio, informes fiscales o funciones más avanzadas.

Si facturas ocasionalmente y buscas simplicidad, un plugin probablemente será suficiente. Pero si la facturación es una parte importante de tu negocio, una herramienta profesional podría escalar mejor.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear facturas para clientes usando WordPress. También te puede interesar ver nuestra guía sobre los mejores sitios web para freelancers para encontrar trabajo o cómo ganar dinero usando IA.

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